いざ債権回収という場面で、請求の根拠となる書類がなくて困ることがあります。たとえば、口約束や見積書のみで受注をして仕事をした場合に、「発注はしていない」「代金が決まっていない」などの理由で、相手が支払を拒んでくる場合です。
仕事をしたのに難癖を付けて支払を拒否するということで、腹立たしい限りですが、書面の証拠が不十分な場合には、法廷に持ち込まれると負けてしまう可能性があります。
そのような場合に備えて、請求の根拠となる書類はきちんとそろえておきましょう。
パターンとしては、①契約書の締結、②発注書と受注書の両方の取り交わし、といったところでしょう。①②の中で、代金額・代金の支払時期・やるべき仕事の内容を決めておけばよいでしょう。
さらに、「仕事の内容が不十分だから代金を支払わない」「商品をまだ受け取っていない」などと言われないように、「完了確認書」や「納品書」などを取得できれば、なお良いでしょう。
メールのやりとりも、訴訟になった際の証拠には一応なりますが、できるかぎり、定型の契約書等を用意しておくことが望ましいでしょう。
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